Dat een PIM systeem de beste oplossing is voor het beheren van uw productassortiment, dat heeft u ons al vaker horen zeggen. Maar wát levert het u nou precies op? In dit blogartikel geven wij een leidraad om de ROI (Return Of Investment) van een PIM systeem te bepalen.

Voor een producent of groothandel neemt de “productinformatie druk” sterk toe. Uitgebreide en correcte productinformatie wordt immers steeds belangrijker. Klanten hebben behoefte aan veel en gedetailleerde informatie. En voor internationale verkoop moet productinformatie ook in meerdere talen beschikbaar zijn.

Om al deze informatie kunnen onderhouden is een goed PIM systeem onmisbaar – alleen al om efficiënt te kunnen werken en overzicht te houden. Maar wat als we naar de kosten-baten kijken? Om uit te kunnen rekenen wat een PIM u oplevert, moeten de opbrengsten worden vergeleken met de kosten. De opbrengsten bestaan uit besparingen in tijd en kosten én de extra omzet die kan worden gegenereerd.

De 2 factoren: Tijd/kostenbesparing en hogere omzet dankzij verbeterde productinformatie

De ROI kan het beste worden berekend met 2 verschillende factoren in gedachten. De eerste factor is de extra omzet die het PIM gaat geven wanneer de kwaliteit en de hoeveelheid productinformatie is verbeterd, en de tweede factor is de tijd- en kostenbesparing. Bij Factor 2 gaan we de diepte in en splitsen we de berekening in verschillende onderdelen (kpi’s).

Factor 1: Meer omzet door PIM

Uit onderzoek blijkt dat door de inzet van PIM en de verbeterde productinformatie meer omzet wordt gegenereerd. Dit kan worden meegenomen in de terugverdientijd berekening.

• Een PIM levert meer verkoop door betere productinformatie (betere conversie rate) die ook sneller beschikbaar is.
• Er komen meer nieuwe klanten bij vanwege de betere vindbaarheid.
• Meer upselling/crossselling.
• Productinformatie kan eenvoudig worden aangeleverd aan andere verkoopkanalen (wederverkopers, datapools), wat ook weer extra omzet oplevert.
• Minder producten worden retour gestuurd vanwege betere productinformatie.
• Verkoop (binnendienst) kan meer tijd aan daadwerkelijke verkoop besteden.

Factor 2: Tijd- en kostenbesparing door inzet PIM

Om de kostenbesparing te kunnen bepalen zetten we aantal prestatie indicatoren (kpi’s) op een rij die meegenomen kunnen worden in een berekening van de huidige kosten en wat er bespaard kan worden door de inzet van een PIM systeem.

Tijd

• Hoeveel tijd (per maand of week) wordt er besteed aan het toevoegen van nieuwe producten?
• Hoeveel tijd (per maand of week) kost het om de al aanwezige productinformatie up to date te houden? Denk aan werkzaamheden zoals mutaties van productkenmerken, vervallen artikelen, meerdere talen en relaties tussen producten aangeven.

Besparingen

• Hoeveel informatie is al aanwezig in andere systemen zoals ERP systemen en zou hergebruikt kunnen worden? Wat scheelt dit in tijd?
• Kan productinformatie met de bijbehorende afbeeldingen digitaal worden aangeleverd door leveranciers? Welke tijdsbesparing levert dat op?

Extra’s

• Hoeveel tijd kost het om klantspecifieke informatie in te voeren?
• Hoeveel tijd en kosten zitten er in het vertalen van de productinformatie?
• Hoeveel tijd is de verkoop (binnendienst) kwijt aan het beantwoorden van productinformatie vragen?

Media

• Hoeveel tijd bent u nu (zonder PIM) kwijt aan het up-to-date houden van uw online assortiment?
• Wat zijn de productie kosten voor de catalogus (data-onderhoud, opmaak, controle tijd, correcties) en wat is de doorlooptijd om de catalogus te maken?
• Hoeveel tijd kost het om informatie correct aan te leveren aan afnemers en/of datapools?
• Hoeveel tijd bespaart u op bovenstaande punten door de inzet van een PIM?

Verdere factoren bij berekening kosten/investering implementatie PIM

Natuurlijk is er ook een investering nodig. Deze post zal in het algemeen over meerdere jaren (3 jaar) afgeschreven worden.

• De aanschaf van de PIM-software of abonnement.
• De inrichting van het PIM door de leverancier.
• Eventuele aanpassingen of vernieuwingen van de hardware/infrastructuur.
• Invoer / import / conversie van de productinformatie (eenmalig).
• Een training voor de gebruikers.
• Bijbehorende support en een onderhoudscontract (niet bij abonnement).
• Financieringskosten (rente).

ROI berekenen

Zoals u misschien al hebt gemerkt is het daadwerkelijk inzicht krijgen in de terugverdientijd (Return of Investment) bij de aanschaf van een PIM is niet altijd even makkelijk. Met name omdat de meetbare indicatoren niet altijd even inzichtelijk zijn, of omdat er te weinig gemeten is wat betreft de tijd en kosten van de huidige werkwijze.

Waar te beginnen? Om te bepalen of een PIM systeem interessant is voor uw bedrijf kan worden gestart met de huidige werkwijze onder de loep te nemen. Uitgaande van de verbeterpunten, nieuwe wensen en het beschikbare budget moet daarbij het optimale PIM systeem worden gekozen. Daarna kan een ROI berekening worden uitgewerkt.