We laten u in onze nieuwsbrieven en via ons portfolio graag de resultaten van onze print projecten zien, maar wat gaat daar eigenlijk allemaal aan vooraf? Vandaag geven we een kijkje achter de schermen bij het automatiseren van een catalogus.

Onze automatiseringsoplossing in het kort

Met behulp van onze software Catalogger PRINT worden productinformatie en afbeeldingen omgezet tot een compleet automatisch opgemaakte catalogus (of prijslijst/productsheet). Hiervoor verzorgen wij eenmalig de technische kant, waarna onze klanten zelf met de software kunnen werken. Onze klanten kunnen op deze manier zo vaak als zij willen en wanneer zij maar willen zelf met één druk op de knop de catalogi genereren. Zonder gedoe en zonder handmatige opmaak!

Stap 1: projectopzet

Elk nieuw automatiseringsproject begint natuurlijk met een projectopzet. Tijdens deze meeting bespreken we met onze klant wat de wensen zijn en waar de uitdagingen liggen. Elk assortiment is natuurlijk anders, maar met onze jarenlange ervaring komen we hier altijd uit. Tijdens de projectopzet leggen we onder andere de volgende zaken vast:

• De opzet (structuur/indeling) van het assortiment;
• De layout(s) waarbij de producten het beste tot hun recht komen;
• De databron(nen) (waar komt de data vandaan?);
• Het aantal talen (publiceren kan in alle talen);
• Het doel van de publicatie (drukwerk en/of digitale pdf’s);
• De kwaliteit van de afbeeldingen (bij drukwerk zijn high-res beelden zeer belangrijk);
• Hoe de index(en) en inhoudsopgave(n) eruit komen te zien.

Tijdens de projectopzet werken we samen om tot de beste opzet te komen, en kunnen er voorbeelden worden bekeken van onze klanten.

^{Inspiratie opdoen uit één van onze vele klanten publicaties}

Stap 2: de layout van de publicatie bepalen

Zodra alle technische details van de publicatie zijn vastgesteld is het tijd om de layout te ontwikkelen. Hiervoor zijn er verschillende mogelijkheden. U kunt bijvoorbeeld zelf een ontwerp aanleveren, kiezen voor een standaard layout waarbij wij de kleuren, lettertypes en logo’s aanpassen, of u kunt kiezen om een ontwerp te laten maken door Guidance. Kiest u voor de laatste optie, dan houden we een extra bespreking om alle designwensen door te nemen.

“Veel mensen hebben bij automatiseren het beeld dat het saai is, en dat er weinig mogelijkheden zijn qua design” vertelt Jessica, grafisch ontwerper bij Guidance. “Maar dat is niet zo. We kunnen prachtige, professionele designs maken in uw huisstijl die niet van handmatige opmaak te onderscheiden zijn! En voor elke productgroep kan een eigen layout worden gemaakt, helemaal geoptimaliseerd voor het soort product.”

^{Jessica (grafisch ontwerp) en Joost (Catalogger specialist en trainer)}

Stap 3: het inrichten van de templates

Zodra de layouts zijn bepaald begint voor Guidance de belangrijkste fase: het koppelen van de productinformatie (vanuit uw database) met de layouts. Tijdens dit proces zorgen wij dat elk stukje data bij de opbouw van de catalogus op de juiste plek komt te staan, dat de afbeeldingen worden meegenomen, dat de tabellen netjes gevuld worden met de juiste informatie, en dat de styling helemaal klopt. Hierdoor kan de catalogus straks geheel automatisch worden gegenereerd. Wanneer alles eenmalig is ingericht zal de catalogus (of de prijslijst/productsheet) met één druk op de knop volledig worden opgemaakt.

"Als de structuur en de template van een bepaalde publicatie is ingericht, bepalen klanten zelf welke gegevens in de catalogus worden opgenomen" vertelt Danny, projectmanager. "Zo is het eenvoudig om een catalogus in meerdere talen of per productgroep te maken. En als een bepaalde afbeelding of informatie niet aanwezig is, is dat geen probleem. De gegevens worden keurig aaneengesloten op de pagina geplaatst, zonder storende witruimtes.”

Stap 4: De uitlevering van het project + training

Wanneer het inrichten klaar is volgt de uitlevering. We installeren de software en bijbehorende bestanden bij onze klant. Na een training waarbij we de klant wegwijs maken in de software en alle mogelijkheden uitleggen kunnen zij direct aan de slag.

"Het geven van een training vind ik een van de leukste dingen te doen" vertelt Joost, Catalogger specialist. "Onze klanten zijn qua productassortiment erg divers, wat het voor mij zeer afwisselend maakt. Ik vind het leuk om mijn kennis te delen en om te adviseren, mijn uitgangspunt is dat elke cursist pas weg mag als hij of zij de software goed onder de knie heeft!"

Stap 5: de klant kan zelfstandig aan de slag

Bij stap 1 tot en met 4 is Guidance nauw betrokken bij het proces, maar vanaf stap 5 kan de klant geheel zelfstandig te werk gaan! Vanuit Catalogger PRINT kan op elk gewenst moment een catalogus worden gemaakt. Deze is direct 100% geautomatiseerd, van inhoudsopgave tot productafbeeldingen en van tabellen en paginanummering tot de index.

Handmatige eindopmaak of direct als PDF

Stel dat een handmatige wijziging of toevoeging aan de catalogus toch nog is gewenst, dan is dat ook geen enkel probleem. De catalogus wordt na het automatisch opmaken opgeslagen als PDF én als Adobe InDesign of Adobe FrameMaker bestand. Dit zijn 2 professionele softwarepakketten voor de opmaak van drukwerk. Binnen deze software kan de klant eenvoudig extra pagina’s toevoegen voor bijvoorbeeld een voorwoord.

Wanneer een handmatige eindopmaak niet nodig is kan de gegenereerde catalogus ook alleen als (drukklare) PDF worden opgeslagen. Dit is vooral handig voor kleinere catalogi en/of (klantspecifieke) prijslijsten, zodat de verkoopafdeling deze gemakkelijk en snel digitaal kunnen verspreiden.

Deelpublicaties door middel van selecties

Een catalogus hoeft niet altijd het complete assortiment te bevatten. Eén van de leukste voordelen van automatiseren is dat er ook deelpublicaties kunnen worden gemaakt. Vanuit de database selecteert de klant dan welke informatie hij of zij wil meenemen. Op deze manier kunnen er ontelbare variaties worden gemaakt waarmee onze klanten slim kunnen inspelen op trends, seizoenen en op klantbehoeften. Denk aan een zomereditie, een mini catalogus per merk, of een klantspecifieke uitgave met de bijbehorende prijzen inclusief korting en staffels. De meeste klanten verzenden deze deelpublicaties als PDF via mail, of ze worden geplaatst op hun website.

Tijd voor taart!

En dan is de eerste gedrukte catalogus een feit. Wat een mooi moment! Om deze mijlpaal te vieren trakteren wij op taart.