Met de Guidance software Catalogger kunt u overzichtelijke datasheets maken. Het geselecteerde product wordt automatisch opgemaakt tot een complete datasheet, klaar om te verzenden of uit te delen. Heeft u alle informatie ook op uw website staan? Dan kunnen u en uw klanten ook direct vanaf de online productpagina PDF datasheets genereren!

Presenteer uw uitgebreide productinformatie in overzichtelijke sheets

In veel branches is er behoefte aan speciale datasheets: een document dat de eigenschappen van een product nauwkeurig beschrijft. Een datasheet bevat immers veel meer informatie dan een catalogus of prijslijst. In sommige afzetmarkten (zoals de voedselindustrie of bij gevaarlijke stoffen) is het zelfs wettelijk verplicht om een datasheet mee te leveren aan afnemers. Daarnaast vormt een datasheet vanuit marketingoogpunt informatief promotiemateriaal en een aanvulling op offertes.

Guidance biedt twee methodes waarmee u geautomatiseerd datasheets kunt genereren.

Datasheets maken vanuit de PIM database

Het handmatig opmaken van een datasheet (in bijvoorbeeld Microsoft Word) is niet meer nodig. Datasheets kunnen namelijk geheel geautomatiseerd vanuit een (PIM) database worden opgemaakt, met behulp van de Catalogger software.

Vanuit uw database selecteert u het gewenste product en kiest u welke productinformatie u wilt tonen in de sheet. Deze selectie wordt dan omgezet naar een compleet opgemaakte datasheet, via het professionele opmaakpakket Adobe InDesign, waarna de datasheet als PDF wordt opgeslagen. Klaar om aan te leveren aan uw klant, de drukker of om ter download aan te bieden op uw website.

Geautomatiseerde datasheets voor Teesing

Onder andere onze klant Teesing werkt met geautomatiseerde datasheets, en is daar erg enthousiast over. Voorheen werden de datasheets met de hand gemaakt, maar dit kostte ontzettend veel tijd. Teesing besloot daarom om op de website een speciale PDF-creator in te zetten, waarmee voor ieder product een standaard PDF gemaakt kon worden. Maar vanwege de veelzijdigheid van de producten van Teesing en specifieke opmaak wensen, bleek dit toch niet prettig te werken en is er naar een betere oplossing gezocht. Die vond Teesing bij Guidance en de Catalogger publishing software.

In eerste instantie zijn van alle producten met inzet van Catalogger geheel geautomatiseerd datasheets gemaakt. Deze staan op de website klaar om (na inlog) door klanten gedownload te worden.

Tegenwoordig worden, door middel van een geautomatiseerd proces, alle producten van Teesing dagelijks op wijzigingen gecheckt. Bij een wijziging wordt er een nieuwe datasheet gegenereerd, die vervolgens geheel automatisch als PDF bestand op de website wordt geplaatst. “Zo worden alle wijzigingen ’s nachts doorgevoerd, zonder dat wij er omkijken naar te hebben.” Vertelt Ruben Tomeï van Teesing. “Dit bespaart ons als Teesing veel tijd en zijn de nieuwe datasheets direct beschikbaar. Zowel wij als de klant hebben hier veel baat bij!”

Datasheets maken vanuit een webpagina

Naast het maken van datasheets vanuit uw PIM database kunnen datasheets ook rechtstreeks vanaf uw website worden gegenereerd. Deze methode van datasheets maken is ideaal voor websites waarop alle informatie al uitgebreid beschreven staat.

Door middel van een plug-in wordt alle informatie van het gekozen product binnen enkele seconden volledig automatisch omgezet naar een compleet opgemaakte PDF datasheet. Dit geautomatiseerde proces wordt pas in werking gezet zodra een bezoeker op de downloadknop drukt, dus bij aanpassingen op de website of nieuwe producten hoeven geen extra handelingen verricht te worden aan de sheets. Ze zijn altijd up-to-date.

In de datasheets worden alle afbeeldingen, technische tekeningen en specificaties overgenomen, inclusief (direct aanklikbare) links naar webpagina’s met meer informatie. De layout van de PDF datasheet kan volledig aangepast worden aan uw huisstijl.

Live voorbeeld? Test het zelf uit op de website van Flamco of Ridder. Kijk bij Ridder onder de tab 'downloads' bij het kopje 'Productdatasheet'.