Jeveka, leverancier van bevestigingsartikelen en gereedschappen, publiceren hun (geautomatiseerde) catalogi én webshop direct vanuit hun ERP systeem Oculus.

Met een assortiment van ruim 40.000 producten was Jeveka op zoek naar een efficiënte manier om zowel de webshop als catalogus te maken. Hierdoor kwamen ze bij Guidance uit: “Jullie zijn als enige in staat om zo’n grote hoeveelheid producten geautomatiseerd te vertalen naar een mooie catalogus zonder dat deze direct op een dik telefoonboek gaat lijken.” Vertelt Jeveka. “Ook is het ideaal dat we de productinformatie maar op één plek hoeven te beheren, dat scheelt ons enorm veel tijd.”

Webshop vanuit ERP

Een uitgebreide webshop

Jeveka heeft een uitgebreide webshop met tienduizenden artikelen in het assortiment, die allemaal vele specificaties bevatten. Met inzet van het webplatform Stentor wordt alle productinformatie (inclusief afbeeldingen) direct vanuit het ERP systeem verwerkt tot de Jeveka webshop. Hier komt geen handmatige opmaak of -invoer aan te pas! De website heeft ook een flinke make-over gekregen waarbij zowel de look & feel als de navigatie zijn verbeterd.

Stijgende lijn

De Jeveka klanten moesten in het begin nog even wennen aan het gebruik van de nieuwe webshop. De overstap van mail bestellingen naar bestellen via de webshop en het werken met de nieuwe functionaliteit zoals de uitgebreide filters had even tijd nodig. Maar inmiddels ziet Jeveka een stijgende lijn in het aantal website gebruikers én worden er steeds meer inloggegevens aangevraagd.

Geheel automatisch up-to-date

Elke 24 uur wordt het gehele Jeveka assortiment en alle prijsgegevens in de 3 talen geüpdatet: ‘s nachts genereert het ERP systeem de benodigde bestanden die automatisch worden geplaatst in de webshop. Voor deze werkwijze is bewust gekozen omdat Jeveka geen real-time koppeling wil met het ERP systeem.

Catalogus vanuit ERP

Onmisbaar

De catalogus is nog altijd zeer belangrijk voor Jeveka én voor de klanten. “De catalogus ligt nog altijd prominent op de werkplek en in het magazijn bij klanten. Omdat het gewoon ontzettend makkelijk is om even de catalogus door te bladeren voor het opzoeken van prijzen en als naslagwerk.” Vertelt Jeveka.

Geavanceerde catalogus

Net als de webshop wordt ook de catalogus van Jeveka geheel vanuit het ERP aangestuurd. De catalogus zit vrij complex in elkaar. Zo zijn er meerdere layouts die verschillende tabel indelingen hebben om de verschillende producten uit het assortiment het beste weer te kunnen geven. Hiervoor zijn er meerdere layout stramienen aangemaakt waar de data geheel geautomatiseerd in wordt geplaatst. De inhoudsopgave heeft bij elk hoofdstuk een plaatjes inhoudsopgave en zijn er 3 verschillende indexen (alfabetisch, DIN-ISO en ISO-DIN).

Gebruiksvriendelijk

De nieuwe catalogus is enthousiast ontvangen en de klanten zijn zeer tevreden over de gebruiksvriendelijkheid ervan. “Vooral de typografie is sterk verbeterd. Door meer te werken met onder andere bold koppen hebben klanten direct een beter overzicht van de informatie op de pagina. En de donkerkleurige tabjes aan de zijkanten van de pagina’s maken het makkelijk om direct het juiste hoofdstuk open te slaan.”

Automatische opmaak

De gehele catalogus wordt automatisch gegeneerd. Alle informatie uit het ERP systeem wordt met inzet van de Guidance software Catalogger direct verwerkt tot een compleet opgemaakt document in het programma Adobe Framemaker. Vanuit FrameMaker maakt Jeveka meteen een PDF om aan te leveren aan de drukker.

Optimaliseren

Jeveka is druk bezig met het verrijken en optimaliseren van de productinformatie. Alle technische tekeningen mogen bijvoorbeeld vervangen worden door foto’s. Een flinke klus voor de duizenden producten, maar zodra het eenmaal in het ERP aangepast is kan dit natuurlijk volledig automatisch doorgezet worden naar web en papier!

Geheel automatisch up-to-date

Als uw ERP-systeem alle informatie bevat die nodig is voor de publicaties, dan kan de Guidance database publishing oplossing rechtstreeks aan elk ERP-systeem worden gekoppeld. Alle geselecteerde informatie wordt dan door de Catalogger of Stentor software direct verwerkt tot een drukwerk catalogus of webshop.

En is niet alle (product)informatie in uw ERP systeem aanwezig? Geen probleem. Dan wordt het Catalogger PIM-systeem ingezet waarin de ontbrekende informatie wordt toegevoegd en beheerd.

Wilt u meer weten over wat Guidance voor u kan betekenen? Vul het onderstaande formulier in of neem direct contact op met Guidance via telefoonnummer 010-2642323.