Een goede presentatie van het productassortiment in de vorm van een catalogus is voor een leverancier erg belangrijk. Want alleen als het assortiment bekend is, zal het ook verkocht worden. Vaak zijn assortimenten omvangrijk en bestaan ze uit zeer diverse producten met uitgebreide productinformatie. Alles begint met het goed beheren van de productinformatie. Daarna volgt het publiceren!

In deze serie, bestaande uit 3 delen, leest u hoe u het maken van een catalogus het beste kunt benaderen. In deel 1 behandelen we het beheren van het productassortiment, in deel 2 de vormgeving van de publicatie, en tot slot vertellen we in deel 3 de ultieme manier om tijd en kosten te besparen op het daadwerkelijk maken van de catalogus.

Het productassortiment beheren

Voor het efficiënt beheren van het productassortiment (en uiteindelijk het snel professioneel publiceren) van de productinformatie biedt database publishing de uitkomst. Informatie wordt dan beheerd in een database en vervolgens automatisch gepubliceerd naar een volledig opgemaakte catalogus.

Een catalogus is opgebouwd uit verschillende soorten informatie. Denk aan afbeeldingen, technische kenmerken, artikelnummers, prijzen, voorraad, naam van de productgroep, commerciële informatie, synoniemen, voetnoten, en eventueel logo's, iconen en technische tekeningen. Om efficiënt te publiceren moeten al deze productgegevens worden beheerd op een structurele manier. Alle beschikbare gegevens moeten centraal worden opgeslagen en snel toegankelijk zijn. Dit kan op verschillende manieren:

Optie 1- Werken vanuit een ERP systeem

Productinformatie is vaak al aanwezig in het ERP-systeem van een bedrijf. Want vanuit het ERP-systeem worden de facturatie, voorraad en logistiek geregeld. U kunt vanuit het ERP systeem ook gemakkelijk en snel een catalogus of prijslijst publiceren. Alle informatie is immers aanwezig en meteen klaar voor gebruik. Past u nu database publishing technieken toe, dan kunt u met één druk op de knop geheel geautomatiseerd uw catalogus genereren.

Is niet alle productinformatie voor de catalogus aanwezig? Dan kan de overige informatie opgeslagen worden in een aanvullende productinformatie database:

Optie 2 - Productinformatie database

Omdat het ERP-systeem in sommige gevallen onvoldoende productinformatie bevat kan voor het opslaan en beheren van de aanvullende productinformatie een productinformatie database worden ingezet.

Productomschrijvingen, productkenmerken, afbeeldingen, logo’s, marketingteksten, aanvullende documenten, opmerkingen en overige informatie kunnen in de productinformatie database worden opgeslagen. Tevens kan er geclassificeerd worden volgens de standaarden zoals ETIM. In deze database kan alle productinformatie worden ingevoerd, gewijzigd, gekopieerd, gestructureerd, gesorteerd en gekoppeld.

Omdat in een uiteindelijke publicatie-uiting ook ERP gegevens worden gebruikt, wordt er meestal een koppeling gemaakt tussen het ERP en de productinformatiedatabase. Prijzen, voorraadgegevens, EAN, verkoopeenheden, en andere administratieve gegevens worden dan direct overgenomen. Op deze manier kunt u uw catalogus zo uitgebreid maken als gewenst. Dankzij het gestructureerde assortiment maakt u (in combinatie met database publishing technieken), in een handomdraai een complete catalogus, geheel geautomatiseerd.