PIM of ERP – wat is de beste oplossing?
Is een PIM systeem noodzakelijk voor het productbeheer, of heeft u genoeg aan het ERP-systeem? Om dat te bepalen hebben wij de belangrijkste kenmerken van een PIM systeem en ERP-systeem op een rij gezet.
Wat is een ERP-systeem?
Vrijwel elk bedrijf heeft een ERP (Enterprise Resource Planning) systeem. Bekende ERP systemen zijn SAP, Exact, AFAS, Unit4 en Microsoft Dynamics. In een ERP-systeem worden met name administratieve- en logistieke gegevens opgeslagen. Bij product kenmerken worden bijvoorbeeld de prijzen (klantspecifiek), kortingen, voorraad, algemene artikelomschrijving en een EAN vastgelegd.
Wat is een PIM systeem?
Productinformatie die niet in het ERP-systeem kan worden opgenomen, kan wél in het PIM (Product Information Management) systeem (in alle talen) worden opgeslagen. Alle denkbare productinformatie zoals afbeeldingen, technische tekeningen, video’s, marketingteksten, SEO teksten, ETIM data, gebruiksaanwijzingen, tips, USP’s, PDF downloads en nog veel meer. Ook kunnen volgordes, cross- en upselling relaties en selecties worden vastgelegd.
Het PIM systeem kan vanuit verschillende systemen worden gevuld, bijvoorbeeld met Excel bestanden of updates vanuit uw ERP, zodat u de informatie maar één keer hoeft bij te houden.
PIM en ERP zijn anders maar vullen elkaar aan
Het PIM systeem en het ERP-systeem dienen verschillende doelen wat productinformatie betreft. In het ERP systeem wordt de basisinformatie opgeslagen, en met het PIM systeem tilt u uw productinformatie naar een hoger niveau. Wanneer u meer met uw data wilt doen dan enkel voor administratief gebruik, dan is het PIM een onmisbare aanvulling voor uw bedrijf.
PIM systemen winnen aan populariteit
Vanwege de mogelijkheden en de toenemende behoefte aan uitgebreide productinformatie wint het PIM systeem steeds meer aan populariteit. Juist in deze tijden is een PIM de investering waard, want met de uitgebreide productinformatie kunt u uw concurrenten een stap voor zijn. Dit zijn de voordelen die het verrijken van productinformatie in PIM oplevert:
Uitgebreide productinformatie zorgt voor een betere klantervaring:
- Snelheid: uw klant kan dankzij de uitgebreide informatie makkelijker producten zoeken, filteren en vergelijken;
- Vertrouwen: door de uitgebreide informatie krijgt uw klant meer vertrouwen in uw bedrijf;
- Zelfstandigheid: uw klant hoeft minder vaak de klantenservice te benaderen, de informatie is direct online vindbaar;
- Overtuiging: met behulp van marketingteksten en instructies/tips wordt uw klant eerder overtuigd en verleid tot kopen;
- Vindbaarheid: Met behulp van uitgebreide filters kan uw klant sneller het juiste product vinden;
- Relevantie: Door in het PIM de volgorde van de productcategorieën aan te passen kunt u inspelen op de behoeften van een klant of doelgroep;
- Structuur en classificatie: Met de mogelijkheid om vanuit PIM ook ETIM geclassificeerde informatie met alle kenmerken waarop gezocht kan worden, kunt u nóg meer service bieden.
Naast alle bovengenoemde voordelen voor een betere klantervaring kan een PIM systeem ook intern voor een flinke verbetering en professionalisering zorgen.
Intern veel tijd en frustratie besparen:
- Eenmalig invoeren: Door de koppeling ERP-PIM is er geen dubbele invoer meer. De informatie wordt in één bron bijgehouden;
- Importeren: Informatie uit andere bronnen kan eenvoudig worden geïmporteerd;
- Productiviteit: Vanuit één bron werken zorgt voor een betere workflow;
- Consistentie: De kwaliteit van productinformatie blijft gewaarborgd;
- Talen: Meerdere talen onderhouden wordt eenvoudiger omdat gegevens die in alle talen gelijk zijn slechts 1 keer hoeven te worden ingevoerd;
- ETIM: Binnen het PIM kan een producent ook zelf ETIM classificeren;
- Publiceren: PIM biedt uitgebreide publicatiemogelijkheden voor het automatiseren van uw website en drukwerk.
- Controle: Omdat de informatie centraal is opgeslagen hoeft u alleen de PIM gegevens te controleren, en niet alle publicaties apart.
- Tijd en kosten besparen: Dubbel werk verdwijnt.
Flexibel databeheer met Catalogger PIM
Voor een optimaal productbeheer raadt Guidance het Catalogger PIM systeem aan. In dit flexibele systeem kunt u alle denkbare productinformatie eenvoudig beheren. Meer informatie over Catalogger PIM leest u hier.
Gebruik het PIM systeem als tool om alle productinformatie te publiceren
Natuurlijk wilt u de zorgvuldig bijgehouden en gestructureerde productinformatie zoveel mogelijk zichtbaar maken. Met behulp van Catalogger PIM kunt u uw informatie gelukkig heel makkelijk publiceren naar zowel de webshop als naar (geautomatiseerde) papieren publicaties.
Direct publiceren naar uw webshop
Met behulp van Catalogger PIM en de weboplossing Stentor wordt een directe koppeling naar uw website of webshop gemaakt. Vanuit het PIM kunt u uw productinformatie makkelijk updaten en publiceren, en met het ERP zorgt u dat altijd de juiste prijs- en voorraadinformatie wordt getoond. Geplaatste orders kunnen rechtstreeks in het ERP systeem worden ingeschoten voor een makkelijke verwerking.
Geautomatiseerd drukwerk vanuit het PIM systeem
Met het Catalogger PIM systeem kunt u (met inzet van de PRINT module) heel eenvoudig catalogi, prijslijsten en productsheets maken. Helemaal geautomatiseerd en met één druk op de knop vanuit het PIM.
De PRINT module zal automatisch een compleet drukwerk document aanmaken en alle afbeeldingen en informatie netjes op de juiste plek zetten. En zelfs de inhoudsopgave en index worden automatisch meegenomen. Vanuit het PIM kunt u selecties maken en zo verschillend promotiemateriaal laten generen voor verschillende marketing doeleinden. Deelcatalogi, klantspecifieke prijslijsten, noem maar op! Meer informatie over PRINT leest u hier.
Conclusie: door PIM en ERP te combineren kunt u flexibeler werken en de beste klantervaring bieden
Een PIM en uw ERP-systeem vormen samen een perfect team. Onder andere prijsgegevens en voorraadinformatie kunt u aansturen vanuit het ERP-systeem, en het PIM systeem kan worden ingezet om de informatie te verrijken. Met inzet van een PIM biedt u niet alleen een betere klantervaring, maar ook een betere workflow binnen het bedrijf. Hier leest u meer over de ERP koppelingen die wij kunnen verzorgen.
PIM in actie zien? Vraag direct een demo aan!
Praat en kijk mee met Guidance collega en software-expert Michael Martijn en ontdek alle mogelijkheden van onze oplossingen. Een online demo sessie of gesprek is persoonlijk, geheel vrijblijvend en kan worden gegeven op het tijdstip dat u het beste uitkomt.
Plan een online demo of gesprek in