Het maken van een catalogus is van begin tot eind voor veel bedrijven een flinke klus. Informatie en afbeeldingen verzamelen, de juiste prijzen en productinformatie bij elkaar zoeken, een inhoudsopgave en index samenstellen, alles door een DTP-er laten opmaken, eindeloos controleren, en ga zo maar door. Wist u dat dit veel eenvoudiger en efficiënter kan? In dit artikel vindt u 7 tips om het productieproces flink in te korten.

1. De opmaak automatiseren

Het handmatig opmaken van een catalogus is een tijdrovende klus die daarnaast ook nog eens erg foutgevoelig is; een knip en plak- of leesfout is zo gemaakt. Bovendien kan het uitbesteden aan een DTP-er ook aardig in de papieren lopen. Stap daarom over op geautomatiseerd publiceren. Met database publishing technieken kunt u uw gehele productassortiment (inclusief afbeeldingen) geheel geautomatiseerd publiceren tot een professioneel ogende catalogus. Zelfs de index en inhoudsopgave worden dan automatisch opgemaakt.

2. Vanuit één database werken

Sla uw productinformatie centraal op in één database zodat u deze informatie altijd direct kunt hergebruiken voor uw catalogus, maar ook voor deelcatalogi of prijslijsten. Deze database kan uw ERP systeem zijn, maar u kunt hiervoor ook een PIM (Product Informatie Management) systeem hanteren.

3. Informatie slim hergebruiken

Is een deel van de productinformatie al ergens aanwezig, bijvoorbeeld in uw ERP systeem of bij uw leveranciers? Zorg dan dat u deze informatie kunt hergebruiken.

4. Informatie uit het ERP gebruiken

Als uw ERP-systeem (zoals bijvoorbeeld AFAS, Exact, IBM, SAP of Unit4) alle productinformatie bevat die nodig is voor uw publicatie, publiceer dan uw catalogus rechtstreeks vanuit uw ERP systeem.

5. Niet zelf fotograferen

Leveranciers beschikken vaak over afbeeldingen van hoge kwaliteit. Neem contact op met uw leveranciers om deze afbeeldingen te gebruiken.

6. Geclassificeerde informatie gebruiken

Voor een aantal branches (waaronder elektrotechnisch, sanitair en de bouw) is er uniforme productinformatie beschikbaar. Maak gebruik van deze al aanwezige informatie verkrijgbaar via organisaties die geclassificeerde informatie beheren (zoals 2BA of IceCat). Indien u gebruik maakt van een PIM systeem kunnen deze classificatie bestanden vaak eenvoudig worden ingeladen waarna ze direct inzetbaar zijn.

7. Meerdere talen geautomatiseerd invoeren

Maakt u catalogi in meerdere talen? Kies dan zeker voor een geautomatiseerde opmaak. Nadat de catalogus layout eenmalig is opgezet kunnen de catalogi in verschillende talen met één druk op de knop worden gegenereerd.